Como ser mais produtivo no trabalho: dicas que funcionam

Como ser mais produtivo no trabalho: dicas que funcionam

Como ser mais produtivo é uma das principais aspirações de quem gosta de entregar o melhor resultado possível em suas atividades profissionais.

Para tanto, muitas pessoas acreditam que precisam aumentar o número de horas trabalhadas.

E  essa atitude vai contra os princípios da produtividade.

Se deu um nó aí na sua cabeça, não se preocupe.

Nesse post, vamos esclarecer o que é realmente produtividade e como isso pode ser conquistado no dia a dia.

Por isso, leia o artigo até o fim, ok?.

 

O que é produtividade?

Em primeiro lugar, é preciso dizer que muitas pessoas associam produtividade à ocupação.

Para elas, quanto mais tarefas um colaborador abraça, mais produtivo ele é.

Contudo, se você se identifica com essa crença, precisamos lhe contar um segredo: isso é um grande mito!

Ser produtivo não é se desdobrar para realizar muitas tarefas ao longo do dia e encerrá-lo sem energia para mais nada.

Na verdade, a produtividade está mais ligada à capacidade de ser eficiente.

Ou seja, de encontrar maneiras mais estratégicas e inteligentes para fazer uma mesma atividade.

Um bom indicador de que a produtividade está sendo atingida é fazer mais tarefas em menor tempo e, de preferência, com menos recursos.

É o popular “fazer mais com menos”.

Claro, sem perder a qualidade no que se faz, seja um produto físico, digital ou serviço.

 

Importância da produtividade

A produtividade se tornou um termo chave da gestão de pessoas nas últimas décadas. 

Para se ter ideia, há inúmeros livros já publicados sobre o tema e diversos cursos que prometem contar o passo a passo para ser mais produtivo.

Esse assunto ganhou mais relevância com a necessidade de otimização das atividades operacionais das empresas e com a avaliação de desempenho dos funcionários.

Seja qual for o ramo do negócio da organização, sempre haverá uma possibilidade de melhoria dos resultados.

Além disso, essa é uma habilidade muito valorizada em processos seletivos, tanto para novas vagas quanto para promoções e crescimento interno.

Dessa forma, deve ser prioridade e constante fonte de atenção para empresas e funcionários. 

 

Então, agora saiba como ser mais produtivo

A essa altura do post, você já deve estar se perguntando então qual seria a fórmula mágica para ser mais produtivo.

Fique tranquilo!

Criamos um passo a passo para ajudá-lo a evoluir nessa jornada profissional e pessoal.

Saiba por onde começar:

 

1 – Planeje suas atividades

homem no computador planejando as atividades

Pode parecer básico, mas muita gente peca neste aspecto.

Não ter um perfeito planejamento do que se vai fazer no dia, na semana e até no mês, é desastroso.

Essa falha causa confusão mental e desperdício de energia que matam qualquer tentativa de melhoria de produtividade.

Por isso, tenha o hábito de deixar tudo pré-agendado a respeito do que vai fazer no dia.

Na hora de montar a agenda, deixe até alguns intervalos para resolução de possíveis imprevistos.

Se eles não acontecerem, melhor para você.

Como resultado, vai ganhar tempo até para aquele cafezinho com um pouco mais de tranquilidade.

 

2 – Foque na priorização

Lamentamos informar, mas você jamais terá além de 24 horas por dia.

Assim, o segredo é saber priorizar as tarefas de acordo com os resultados que você deseja alcançar.

Pratique o exercício de priorização diariamente para entender quais as atividades realmente são mais importantes para você.

Isso vale, inclusive, para ações e projetos que não foram previstos.

Antes de começar executar, pare e reflita se aquele trabalho realmente deve ser feito naquele momento.

Questione se não há algo mais prioritário.

Se ficar na dúvida sobre o que deve ser prioridade, é fácil descobrir.

Basta responder a si mesmo sobre o quanto que a resolução daquela tarefa naquele momento, em detrimento de outras, vai contribuir para o alcance das metas traçadas. 

Quer um exemplo?

Supondo que você precise fechar a sua meta diária de vendas.

Para isso, tem planejado ligar para mais cinco clientes que já pediram orçamento e já deram sinais de interesse na compra do seu produto ou serviço.

Não faz sentido, neste momento, você ficar perdendo tempo em organizar a planilha de contatos de vários outros clientes em potencial.

Estes podem ser abordados no dia seguinte.

Perceba que organizar a lista é algo muito importante e que, com certeza, vai contribuir para ligações mais assertivas, que poderão gerar vendas.

Só que, neste cenário que exemplificamos, mais importante ainda é ligar diretamente para os cinco clientes.

Pois eles  já estão prontos para a compra e ajudarão você a alcançar a meta de vendas daquele dia.

Ficou claro?

 

3 – Saiba delegar

Existem certas tarefas que não precisam, necessariamente, serem feitas por você.

Saiba identificá-las para que você consiga dividir as responsabilidades sobre os projetos maiores, que demandam mais a sua atenção.

Ao fazer isso, deixe claro qual é sua intenção com a atividade e qual o prazo de resposta esperado.

Assim, a outra pessoa terá mais segurança quanto ao desenvolvimento do ofício.

Saber delegar é uma tarefa que fará você subir um degrau a mais no ranking de produtividade. 

 

4 – Exercite a criatividade

Crie o hábito de exercitar a criatividade antes de iniciar qualquer tarefa para que você seja capaz de ser mais eficiente.

Observe as demandas do seu dia a dia e identifique possíveis pontos de otimização.

Ter um mindset ligado à melhoria contínua ajudará você a estar em constante desenvolvimento e a se tornar mais produtivo.

 

5 – Mantenha a organização do espaço físico

imagem mostra como deve ser  mesa de trabalho organizada

Se o seu objetivo é ser mais produtivo, vai precisar, necessariamente, ser mais organizado.

Produtividade e organização são dois pontos impossíveis de dissociar.

Isso, porque quem trabalha em um ambiente mais estruturado tem facilidade de identificar o que precisa ser feito, pois tem menos distrações.

Recomendamos que você comece o dia organizando a sua mesa de trabalho.

Tire de perto tudo o que não for estritamente necessário ao desenvolvimento de sua atividade.

Além disso, se certifique de deixar à mão objetos, documentos e equipamentos que serão indispensáveis para a execução das tarefas.

 

6 – Invista em um mobiliário adequado à produtividade

mobiliário corporativo adequado para melhorar a produtividade

Pode confiar: um dos aliados da produtividade é o poder de concentração.

E cá entre nós, quem consegue se manter concentrado se tiver que ficar mudando de posição a cada 10 minutos porque a cadeira é desconfortável?

Da mesma forma, a concentração vai para o ralo se o colaborador precisar se levantar o tempo.

Isso acontece, por exemplo, quando se tem que buscar documentos em outros armários porque a mesa não conta com um bom gaveteiro.

Você também vai perder a concentração se suas tarefas dependem de contato constante com outros colaboradores, mas que acabam ficando longe de você.

Boa parte das vezes esse distanciamento acontece porque o mobiliário não é dimensionado para a integração entre as equipes.

Por isso, a empresa não pode nem pensar em exigir produtividade dos funcionários se não dá as condições ideais para isso.

Neste contexto, é obrigatório ter um mobiliário corporativo funcional e ergonômico para as atividades do dia a dia.

O ideal é que as cadeiras de escritório sejam giratórias e permitam regulagens para assento, encosto e braços. .

Os revestimentos devem ser duradouros e fáceis de higienizar. 

Quanto à mesa de trabalho, recomendamos que ela tenha espaço suficiente para acomodar todos os equipamentos necessários, como notebook e telas adicionais.

Os modelos com gavetas permitem guardar itens que precisam estar por perto quando necessário.

É importante que considere esses detalhes para que você tenha um ambiente mais convidativo ao trabalho. 

Com certeza vai impactar diretamente na melhoria da produtividade.

 

7 – Use ferramentas que ajudam a melhorar a produtividade

 

acesso ao gogle drive

Existem inúmeras ferramentas que ajudam no propósito de se tornar mais produtivo no trabalho.

Muitas delas, inclusive, são grátis e permitem compartilhamento de informações entre as equipes.

Planilhas do Google Drive, organização de tarefas no Evernote, gestão de projetos no Trello, comunicação entre as equipes com o Slack, reuniões online com  Skype, armazenamento de informações nas nuvens com o Dropbox , administração de tempo com o TomatoTimers, entre outras podem e devem ser consideradas.

 

Hora da prática

Como você pode ver, não há uma resposta única à pergunta “como ser mais produtivo?”.

A produtividade está ligada a um conjunto de hábitos que precisa ser constantemente praticado.

Logo, o ideal é que você tire alguns minutos ao final da sua jornada de trabalho para analisar como foi o seu desempenho.

Comece listando todos os resultados alcançados e, na sequência, descreva o que deverá ser feito no próximo dia.

Analisar o próprio comportamento e propor mudanças é a melhor forma de se manter comprometido com a melhoria da própria produtividade.

Gostou das dicas? Aproveite para conhecer acessórios que podem ajudar você no dia a dia no escritório e home office e também como montar um home office produtivo.

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