Confira 6 dicas básicas de organização para escritórios

Confira 6 dicas básicas de organização para escritórios

Manter um escritório organizado e limpo é essencial para proporcionar um ambiente agradável e produtivo, seja em um espaço corporativo convencional ou em home office. A atenção direcionada à organização e limpeza tem aumentado, devido às preocupações com o Covid-19 em vários países, incluindo no Brasil.  

Por isso trouxemos algumas dicas para deixar o escritório bem organizado e limpo, que vão servir não somente para a prevenção durante o período da pandemia, mas benéficas para os trabalhadores em qualquer época, colaborando com o bem estar e rendimento ao longo do expediente.  

1 – Escolha uma mesa para escritório com o tamanho adequado 

Podemos dizer que a mesa é o elemento principal de um escritório. É onde o trabalhador colocará os materiais para exercer suas atividades essenciais, como o notebook, canetas, anotações e agendas. 

Por isso a recomendação é a de escolher uma mesa que tenha o espaço ideal para proporcionar conforto e adequar materiais da melhor forma possível, além de ser durável, feita com materiais de boa qualidade.  

Uma mesa pequena pode ser inadequada para um arquiteto ou designer, por exemplo, que necessita de espaço para manusear diversos materiais e acessórios e para deixar os itens à disposição no momento em que precisa. Se não tiver o espaço o suficiente, o acúmulo de objetos em cima das mesas desorganiza o ambiente.  

Uma mesa com tamanho adequado irá facilitar na organização e limpeza, já que combina com a rotina do profissional e irá comportar todos os seus objetos sem sobrecarregar a bancada. Neste caso, a principal recomendação é a de também utilizar bem os espaços das gavetas para guardar os objetos e evitar que a mesa fique cheia após o término do expediente, o que irá ajudar também na higienização regularmente.  

No catálogo da Funcional existem diversos modelos de mesas e bancadas que podem ser utilizados em ambientes de diferentes tamanhos, sendo que nossa fábrica preza pelos melhores materiais disponíveis no mercado para a produção de móveis para escritório.  

2 – Mantenha o ambiente arejado e valorize a iluminação natural 

A luz natural é muito importante para um escritório. Um ambiente bem iluminado com a luz solar irá trazer maior bem estar e conforto visual, sendo menos cansativo para a vista no médio e longo prazo do que a luz artificial das lâmpadas.  

Outro benefício é o da saúde, pois a luz natural auxilia na produção de vitamina D no corpo humano, que é essencial para a manutenção do sistema imunológico, responsável por combater os vírus e bactérias. 

Além da iluminação natural, é muito importante levar em consideração a ventilação. Um escritório bem ventilado será menos suscetível ao acúmulo de poeira e até mesmo de mofo, que podem prejudicar pessoas que tenham complicações com alergias e problemas de pele.  

3 – Organize gavetas e armários do escritório 

Ter à disposição bons armários e gavetas para escritório pode ajudar a manter o ambiente organizado, mas isso não significa que todos os objetos que não estiverem na mesa podem ser guardados nestes locais.  

A preocupação, neste sentido, é a de não acumular materiais desnecessários, que só vão atrapalhar o trabalhador na hora em que precisar procurar por algum item nas gavetas ou armários.  

Por isso o recomendável é desapegar de materiais que não vão ser utilizados ou que estão guardados há muito tempo sem que ninguém use. Outra dica é digitalizar documentos que podem ser utilizados de forma virtual e descartar os papéis posteriormente, para evitar o acúmulo. 

É possível também identificar os materiais de escritório dentro das gavetas e armários com etiquetas. Esta forma de organizar os objetos irá facilitar principalmente no momento em que é preciso encontrar algum item com urgência e a etiqueta trará maior visibilidade. Esta dica também serve para indicar cabos de componentes eletrônicos, como computares e impressoras, por exemplo. 

Sendo assim, com gavetas mais espaçosas e com objetos facilmente identificáveis, a rotina no escritório e a manutenção da limpeza por dentro dos armários e gavetas também ficará muito mais ágil e eficiente.  

4 – Aproveite o espaço vertical das paredes e prateleiras 

Uma forma interessante de aliviar o espaço das mesas para escritório e das gavetas é utilizar o espaço livre nas paredes para instalar prateleiras, estantes e murais informativos. 

Geralmente, as paredes livres de um escritório são utilizadas somente com o intuito decorativo, mas existem formas de aproveitar estes setores, principalmente em espaços menores.   

Podemos citar, por exemplo, calendários e quadros onde são colocados os cronogramas das atividades no escritório. Ao invés de guardar estes materiais dentro dos armários ou deixar sob a mesa com algum suporte, é possível colocá-los presos nas paredes em forma de mural, o que vai ajudar não somente na organização, mas também os deixará mais visíveis para a consulta de todos os trabalhadores quando necessário.  

O uso das prateleiras nas paredes também é uma alternativa útil principalmente para armazenar objetos simples como os lápis e canetas, ou mesmo como suportes para arquivos de projetos e documentos em papel, no caso de engenheiros, arquitetos ou mesmo advogados que ainda tenham uma grande quantidade de processos físicos em seus escritórios. 

5 – Crie uma rotina de limpeza entre os funcionários com atividades básicas 

Muitas empresas já contam com profissionais responsáveis pela limpeza de forma periódica. Mesmo assim, a limpeza da sujeira básica do dia a dia, como papéis, objetos descartáveis, filtros de café, entre outros, pode ser feita pelos próprios funcionários diariamente, para evitar que o lixo se acumule até que chegue o dia da limpeza mais ampla.  

O ideal é criar um rodízio entre os próprios colaboradores, dividindo as tarefas simples de forma igual, para não sobrecarregar nenhum dos trabalhadores em detrimento de outro.  

Dentro deste cronograma de organização podem ser divididas as tarefas conforme a frequência necessária. É importante também conscientizar a equipe sobre a importância de manter o ambiente organizando, criando um senso de utilidade e bem estar dentro desta forma de colaboração entre os próprios funcionários.  

A limpeza e organização básica do escritório não seria um “trabalho extra”, mas uma forma de conduta dos funcionários com base no senso de coletividade e respeito ao espaço destinado a todos os colaboradores.  

6 – Planeje o escritório com base na produtividade e organização 

Conte com a Funcional Mobiliário Corporativo que possui rico portfólio de móveis e cadeiras para escritório feitos com materiais de excelente qualidade e adaptáveis à rotina de diferentes trabalhadores.  

Em todas as nossas linhas existem opções de mesas, bancadas, armários e gavetas que primam pela funcionalidade no dia a dia, colaborando com a organização e facilitando na hora da higienização, sem abrir mão de uma ótima aparência e durabilidade.  

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