Reuniões virtuais: como tirar melhor proveito delas, mesmo depois da pandemia

Em duas ou mais pessoas, na mesma cidade ou até em países diferentes, as reuniões virtuais passaram a ser uma das principais ferramentas para as empresas continuarem tocando seus projetos que precisam ser apresentados ou decididos em grupo.

A praticidade e a funcionalidade deste tipo de encontro são aliadas de companhias que optam em manter boa parte dos seus colaboradores em home office.

Tanto que muitas delas já planejam adotar as reuniões virtuais mesmo no pós-pandemia.

Neste artigo trazemos informações importantes para você tirar o melhor proveito possível dessas reuniões.

Continue acompanhando.

O crescimento das reuniões virtuais

Fazer uma reunião com pessoas estando em locais diferentes não é novidade e nem privilégio do período pandêmico.

Há pelo menos cinco anos este tipo de reunião já vem sendo adotado em algumas empresas.

O que mudou com a disseminação do coronavírus, a partir de março de 2020, foi o rápido aumento na adesão a esses encontros online.

Prova disso é que plataformas de videoconferências vêm registrando mais de 500% de crescimento no número de usuários nos últimos 12 meses.

Este cenário fez acelerar o desenvolvimento de tecnologias para tornar as reuniões mais práticas e funcionais.

Se anos atrás elas aconteciam basicamente em duas ou três plataformas, hoje são mais de dez, sendo algumas grátis.

Além disso, são cada vez mais recursos disponíveis, como gravação, salas para até centenas de pessoas, compartilhamento de telas e de conteúdos, relatórios etc.

Quais são os benefícios das reuniões virtuais?

As reuniões virtuais têm como principal benefício agilizar a tomada de decisões no tema a ser tratado, principalmente quando essa decisão envolve pessoas que não dão expediente diário dentro da empresa.

É o caso de diretores que visitam outras unidades, gerentes que vão a campo acompanhar seus subordinados, vendedores que passam o dia na rua, entre outros.

E, claro, em tempos de pandemia, entra nesse grupo qualquer colaborador que esteja trabalhando em home office.

Reunir todos no mesmo dia e local não é tarefa fácil. E já era assim antes da pandemia.

Com a reunião virtual, basta marcar o horário e todos podem participar de onde estiverem, usando apenas o celular.

Outro benefício das reuniões virtuais é a economia financeira.

Trazer gerentes e diretores de filiais para uma reunião estratégica na sede da empresa, por exemplo, demanda custos com transporte, hotel e alimentação.

Outro problema que as reuniões virtuais resolvem são as constantes conversas paralelas, comuns quando as pessoas estão lado a lado presencialmente.

Como tornar reuniões virtuais mais produtivas

Assim como os encontros presenciais, os virtuais também necessitam de um planejamento para serem mais produtivos.

Antes de mais nada, é preciso avisar os participantes com antecedência de três dias para os temas mais corriqueiros.

Para assuntos que demandam melhor preparação e tempo de discussão, o aviso deve ser feito pelo menos uma semana antes.

Em ambos os casos, o organizador já deve enviar o link para acesso à plataforma, com o dia e horário definidos.

Quem marcou a reunião deve deixar claro qual será o tema principal, os objetivos e o tempo previsto de duração.

Cerca de 30 minutos antes do horário de início, é bom enviar lembrete por e-mail ou por whatsapp avisando que o encontro vai começar.

Uma boa prática é conferir se os equipamentos (áudio e vídeo) estão funcionando perfeitamente.

Verifique se o microfone e o fone de ouvidos estão com o som regulado e como está o seu enquadramento na webcam.

Cheque a velocidade e a qualidade da sua internet e faça antecipadamente configurações e testes na plataforma por meio da qual a reunião acontecerá.

O condutor do encontro online deve ter um roteiro pré-definido dos tópicos e procurar manter-se neles para não haver prolongamento no tempo.

Também é ideal avisar para que todos se atenham ao assunto proposto, evitando dispersões.

O tempo máximo de duração de uma reunião virtual deve ser em torno de uma hora, que é o ideal para desenvolver os assuntos mantendo a atenção dos envolvidos.

Outro detalhe não menos importante para todos que participarão da reunião: se estiverem em casa, convém avisar os demais moradores.

Assim, evita-se surpresas com interrupções a toda hora e com pessoas passando ao fundo em trajes inapropriados.

Como se comportar durante a reunião virtual

Não é porque você está em casa ou em outro ambiente mais informal, como o quarto de um hotel, que vai participar da reunião sem nenhuma preocupação com a sua aparência.

Evite vestimentas que habitualmente não usaria no seu local de trabalho, como pijamas ou aquela camiseta surrada que usa para dormir.

Mantenha uma postura física de interesse, de preferência sentado em uma cadeira em que fique em uma posição confortável. Nada de cama ou sofá nesta hora.

Utilize a mesa para apoiar o seu equipamento. Se for o celular, posicione-o em lugar fixo, evitando ficar com ele na mão, pois os movimentos acabam tirando a concentração dos demais participantes.

Olhe para a câmera e demonstre interesse quando seu colega estiver falando.

Fique atento ao que está acontecendo para participar ou falar assim que solicitado.

Quando isso acontecer, trate apenas do assunto que está sendo apresentado.

Não desvie o tema e nem traga novos assuntos, a não ser se solicitados.

Outro ponto importante é a pontualidade.

Todos devem acessar a plataforma minutos antes do horário marcado para evitar imprevistos com problemas técnicos.

Não deixe as pessoas esperando por você.

Escolhendo a melhor estrutura

Existem hoje muitas plataformas e softwares para realizar reuniões online.

A escolha da tecnologia mais adequada vai depender dos objetivos da reunião, dos recursos demandados e da quantidade de participantes.

Entre os softwares e as plataformas mais populares, é possível citar Skype, Google Meet, Zoom e Microsoft Teams.

A dica é experimentar cada um deles e escolher a melhor opção que atenda às necessidades da sua empresa.

Obviamente, faça os testes bem antes do dia marcado para a reunião.

Convide uma ou mais pessoas que estão remotas e simulem uma conversa, avaliando todos os recursos que a ferramenta oferece.

Cuide também com o mobiliário adequado

Mesmo depois da pandemia, empresas que têm várias filiais tenderão a usar cada vez mais as reuniões virtuais.

Neste caso, em vez de juntarem seus funcionários para aquele encontro estratégico mensal na sede, poderão fazer isso virtualmente, com as equipes em cada filial.

Cada unidade deverá ter um espaço adequado para os participantes.

Para isso, é crucial pensar em mobiliário corporativo que seja apropriado, o que inclui mesas com soluções em cabeamento e tomadas que facilitem aos participantes plugarem seus equipamentos.

As cadeiras devem ser ergonômicas e com ajustes para que cada usuário fique em uma posição confortável.

Afinal, os participantes precisam prestar atenção ao que está sendo falado.

Ficar se mexendo na cadeira em busca de conforto atrapalha, e muito, a concentração.

Conclusão

Com pandemia ou sem pandemia, as reuniões virtuais serão cada vez mais frequentes.

Dessa forma, o melhor a fazer é ter preparo para elas, tanto em termos de comportamento, quanto de estrutura.

Use as ferramentas como aliadas. Assim sua empresa estará economizando tempo e recursos.

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E se precisar de mais informações sobre mobiliário corporativo ideal para reuniões, solicite contato com nossa equipe de atendimento.