Compra de móveis de escritório: despesa, custo ou investimento?

Se você é gestor de empresa e nunca parou para pensar se a compra de móveis de escritório é encarada como despesa, custo ou como investimento, é bom ficar atento a este artigo.
Na verdade, se nunca passou por sua cabeça que os móveis podem, de alguma forma, gerar retorno para a empresa, então recomendamos ainda mais que leia o artigo até o final.

De imediato, já deixamos claro o seguinte: a compra de móveis de escritório pode ser custo, despesa ou investimento.

O que vai definir uma ou outra situação é a análise de vários fatores que precisa ser feita na escolha.

É disso que vamos tratar agora.

Continue a leitura.

O que é despesa, custo e investimento?

Para entender em que categoria se aplica uma compra de mobiliário corporativo, vamos passar rapidamente sobre os conceitos do que é despesa, custo e investimento.

Há muitas interpretações, mas, via de regra, despesas são os valores despendidos em produtos e serviços que não têm o objetivo principal de contribuir em retorno financeiro para a empresa.

Entram nesta lista itens como aluguel, materiais de escritório, impostos, segurança, entre outros.

Os custos abrangem o dinheiro aplicado em itens que estão diretamente ligados à confecção do produto ou à realização do serviço que a empresa oferece ao mercado.

Portanto, os custos podem interferir em maior ou menor retorno financeiro.

Entre os custos mais comuns estão matéria-prima, manutenção dos equipamentos da linha de produção, funcionários para posições estratégicas, logística, entre outros.

Já os investimentos são ainda mais direcionados na expectativa de retorno financeiro, enquadrando-se neste quesito aquisição de máquinas e equipamentos, ampliações de área fabril, aumento da frota para entrega, campanhas de vendas, entre outros.

Mas, e a compra de móveis de escritório? É custo, despesa ou investimento?

Como vimos, as definições do que é custo, despesa ou investimento podem ter diferentes interpretações, de acordo com o perfil da empresa e seus objetivos.

A princípio, a  aquisição de móveis de escritório pode ser enquadrada como despesa, mas o que muda completamente essa avaliação é o quão detalhada é a análise na escolha do mobiliário.

Para ficar mais claro, analise esses dois cenários:

Cenário 1

O gestor compra o mobiliário corporativo sem absolutamente nenhum critério quanto à funcionalidade das peças, ao perfil dos usuários, ao design, ao espaço disponível no ambiente, ao layout mais apropriado.

Além disso, não checa qualidade, durabilidade, conforto e tecnologia empregada a cada item.

É fácil cravar que neste cenário é muito provável que os móveis não sejam compatíveis com o espaço disponível, que não sejam confortáveis, que não durem o tempo necessário e que causem desconforto e insatisfação nos funcionários.

Dessa forma, podem ser enquadrados em despesas, causando perdas financeiras por dois motivos:

1 - Trocas e manutenções inesperadas

Mobiliário corporativo de qualidade é feito para durar pelo menos uns dez anos. A empresa pode até planejar no seu orçamento a troca de linha a cada década.

Quando a qualidade não foi devidamente levada em conta na  aquisição, é comum a necessidade de reposição de alguns itens já no primeiro ano.

Isso gera despesas que podem comprometer o fluxo de caixa, uma vez que esses gastos não foram previstos para acontecer tão cedo.

2 – Perda de produtividade

Móveis, principalmente as cadeiras, sem ergonomia e sem possibilidade de ajustes de acordo com o perfil do usuário, tendem a contribuir para o surgimento de DORTs (Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho), que, comumente, geram afastamento.

Além de não poder contar com o colaborador afastado, a empresa perde em produtividade nos períodos antes do afastamento.

Muitas vezes, o próprio colaborador não se dá conta de que tem sentido desconforto com dores na coluna, braços, ombros e punhos, por exemplo.

Esse desconforto pode não ser suficiente para afastá-lo de suas atividades, mas é decisivo para fazê-lo perder o foco nas suas tarefas, o que leva à queda de produtividade.

Cenário 2

O gestor planeja a compra de móveis de escritório, focando em fabricantes de reconhecidas qualidade e tradição no mercado.

Avalia o quão modernas, funcionais e ergonômicas são as peças de acordo com o perfil dos funcionários que vão utilizá-las.

Checa as melhores linhas de móveis e cadeiras conforme o espaço disponível e estuda as opções mais viáveis de layout.

Não esquece de verificar e testar qualidade, durabilidade, facilidade de integração entre as pessoas, conforto, garantias etc.

Assim, é enorme a chance de que os móveis gerem bem-estar aos funcionários, que vão cumprir a jornada de trabalho com foco na produtividade, sem perder a concentração procurando uma posição em que não doam a coluna, as pernas, os braços, o pescoço etc.

Esses dois cenários descritos são muito comuns à maioria das empresas e evidenciam como o mobiliário corporativo pode ser aliado ou empecilho na busca por melhores resultados financeiros.

Se relegado a um segundo plano por quem decide a sua compra, certamente vai entrar para a lista de despesas.

Se encarado como peça fundamental para o bem-estar dos colaboradores, vai ser considerado investimento que ajuda no retorno financeiro.

É claro que é um retorno financeiro indireto, pois não é possível mensurar o quanto o fato dos móveis de escritório serem funcionais contribui em números para o sucesso da empresa.

3 dicas para a compra de móveis de escritório realmente ser investimento

E para reforçar que o mobiliário seja sempre investimento e não despesa, separamos 3 dicas a serem seguidas pelos gestores.

1 – Cuidado ao priorizar o menor preço

Os fabricantes sérios e de tradição neste mercado investem tempo e um bom dinheiro em pesquisa e desenvolvimento de produtos.

Cada nova linha é pensada com base em tendências e só chegam às lojas depois de inúmeros testes que comprovam ergonomia, funcionalidade, durabilidade e, claro, qualidade.

A Funcional, por exemplo, tem fabricação própria de todas as mesas, cadeiras, armários, gaveteiros, balcões, entre outros itens, utilizando matéria-prima e componentes de primeira linha, o que lhe dá confiança para oferecer garantia de cinco anos.

Por outro lado, empresas que utilizam matéria-prima duvidosa ou que importam produtos sem observar critérios de funcionalidade e durabilidade, vão sempre jogar toda a sua comunicação e tentativa de convencimento do cliente no quesito "preço baixo".

E aí, na maioria das vezes, configura-se o tal do "barato que sai caro", pois, em geral, o comprador vai sofrer com reposições constantes, fora o incômodo de ter que ficar tentando devolver ou trocar mesas, cadeiras, entre outros, que se deterioraram rapidamente.

2 – Teste o que pretende comprar

Móveis de escritório precisam ser testados e "experimentados" antes da compra.

Ao contrário do que muitos pensam, móveis não são todos iguais. Pelo contrário, há diferenças gritantes entre eles e saber disso faz o comprador economizar dinheiro, tempo e aborrecimento.

O gestor da empresa ou o responsável direto pelas compras precisa ir até a loja e "abusar" de cada mesa, cadeira, armário e outros itens que deseja adquirir.

Entre os testes necessários, estão:

- Sentar nas cadeiras e mexer em todas as regulagens possíveis, verificando se os ajustes permitem posição de trabalho confortável para os mais diferentes biotipos de usuários;

- Analisar eventuais dificuldades de se fazer as regulagens, como necessidade de força excessiva para mudar cada posição;

- Avaliar a qualidade e conforto do assento e encosto das cadeiras;

- Observar a qualidade dos componentes, com foco na robustez e acabamento das peças;

- Colocar a cadeira junto à mesa pretendida e observar o espaço entre pernas e a mesa, imaginando biotipos diferentes;

- Avaliar a qualidade dos revestimentos e do acabamento das mesas e armários;

- Testar a abertura de portas, gavetas, funcionamento de chaves e encaixes e alinhamentos dos componentes;

- Checar fixação e robustez do material usado nos puxadores, sendo ideais os puxadores em zamaq (liga metálica de alta qualidade) e não os plásticos;

- Observar o espaço interno disponível nos armários;

- Certificar-se de que o tamanho das mesas vai atender ao layout pretendido;

- Verificar se as mesas oferecem soluções para conectividade dos aparelhos eletrônicos e se essas soluções atendem às necessidades dos usuários.

Importante ainda é tirar todas as dúvidas possíveis com o atendente, sempre percebendo se há segurança nele nas respostas dadas.

Se alguma explicação não ficar clara, refaça as perguntas.

Sempre que possível, opte por compras feitas diretamente nas lojas, de preferência do próprio fabricante.

Só compre pela internet se já tiver tido contato prévio com o mobiliário, tendo certeza absoluta da sua qualidade.

3 – Cuidado com os modismos na compra de móveis de escritório

O universo do mobiliário corporativo tem tendências que podem remeter a cores, formas, tamanhos e estilos dos itens que compõem as linhas.

Não há nada de errado em querer manter um ar de modernidade na empresa e, com certeza, os móveis contribuem para isso.

No entanto, tome cuidado para que o modismo, às vezes exagerado, não gere prejuízos.

Esses prejuízos podem surgir, por exemplo, em móveis coloridos demais para o estilo da empresa, e que logo precisam de troca porque "cansam" visualmente. Em móveis com design "futurístico", mas nada funcional, comprometendo a produtividade, e em móveis bonitos, mas sem qualidade, que logo terão que ser repostos.

Por isso, evite compras por impulso. Se possível, conte com ajuda de arquitetos, profissionais de decoração e de design de interiores.

Conclusão

Fica claro que móveis para escritório podem ser um grande investimento, já que contribuem para os funcionários serem mais produtivos.

E esse investimento pode ser potencializado com a compra consciente dos móveis mais apropriados para cada estilo de empresa e para os perfis dos usuários.

Esqueça critérios que priorizem apenas o menor preço e foque em empresas de tradição e confiança no mercado.

Desta forma, estará no caminho certo para adquirir móveis de escritório que não sejam custo ou despesa e, sim, um ótimo investimento.