Como montar um home office produtivo

Como montar um home office produtivo passou a ser, de uma hora para outra, uma dúvida no cotidiano de milhares, senão milhões, de pessoas.
É gente que se viu estimulada a trabalhar em casa devido à pandemia da covid-19.

Se antes esse conceito era mais difundido em empresas de tecnologia, hoje é uma modalidade adotada por companhias dos mais variados segmentos e tamanhos.

Além disso, mesmo com o fim da pandemia, boa parte das pessoas que foram trabalhar em casa vai acabar continuando nessa modalidade.

Isso se deve ao fato de que se descobriu que esta forma de trabalho pode ser mais vantajosa para funcionários e empresas.

Neste post vamos apresentar o que você precisa considerar para montar um home office mais produtivo e funcional.

E as informações valem tanto para agora, quanto para o pós-pandemia.

Acompanhe o artigo até o final.

Como surgiu o home office

Trabalhar de casa pode parecer alguma coisa normal hoje em dia.

No entanto, só foi possível após o advento das tecnologias de telecomunicação.

A popularização da internet e dos celulares fez com que surgissem as primeiras iniciativas de teletrabalho nos Estados Unidos.

Grande parte das ações desse tipo era de negócios do ramo da tecnologia.

Por isso, por muitos anos esse modelo de trabalho remoto foi associado apenas a esse segmento.

No Brasil, o movimento de home office teve o seu primeiro marco em 1997.

Foi nesse ano que ocorreu o Seminário Home Office/Telecommuting - Perspectivas de Negócios e de Trabalho para o Terceiro Milênio.

Dois anos depois era criada a SOBRAT – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades.

Contudo, a lei 13.467, que regulamenta o teletrabalho no país, só foi promulgada em 2017.

Como você pode perceber, apesar de ser muito popular fora do país, essa prática só pode ser adotada de maneira legal nas empresas brasileiras em um passado recente.

Vantagens do home office

Muitas pessoas que até o começo da pandemia torciam o nariz para o modelo de teletrabalho passaram a gostar dele depois de realmente experimentá-lo.

Motivos para montar um home office e aderir a este sistema não faltam.

Existem inúmeras vantagens para funcionários e empresas.

Conheça algumas delas:

Mais flexibilidade

Aliar vida pessoal e profissional nem sempre é tarefa fácil para quem precisa se deslocar até o trabalho.

O home office surge como uma alternativa muito interessante para quem precisa de uma rotina mais tranquila para gerenciar os seus compromissos.

Trabalhadores com filhos também podem se beneficiar.

Com disciplina e foco, é possível conciliar os momentos de dedicação ao emprego a momentos ao lado dos familiares.

 Segurança

Um dos primeiros grupos de trabalhadores encaminhados ao home office no início da pandemia foi o de pessoas com mais idade.

O motivo é a maior fragilidade  à covid.

Nesse sentido, o home office acaba sendo um instrumento de segurança e proteção a quem, momentânea ou indefinidamente, precisa de um certo isolamento em relação aos colegas de trabalho, mas que podem continuar produzindo normalmente.

 Redução de custos para a empresa

Por causa da pandemia, muitas empresas sofreram impactos financeiros com a suspensão parcial ou até total das atividades por um período de tempo.

Isso fez com que elas precisassem se reinventar e cortar custos de forma rápida e efetiva.

Uma das maneiras de fazer isso é adotar o home office

Com ele, diminuem os gastos com a manutenção da infraestrutura, energia elétrica, água e outras despesas.

Qualquer empresa pode empregar o home office?

Nem todo tipo de negócio consegue aderir ao teletrabalho.

Por exemplo: empresas que dependem da presença de colaboradores para operar máquinas, que fazem vendas presenciais, comércios, prestadores de serviços de reparos, entre outras.

Essas sempre terão que contar com equipes in loco ou nas ruas exercendo suas atividades.

Mas, mesmos essas, podem ter determinados departamentos – ou parte deles – sendo operados por funcionários em home office.

Em geral, há requisitos básicos para a empresa se adequar com sucesso ao sistema de home office, como esses:

• ter boa estrutura de comunicação entre os colaboradores;
• contar com colaboradores familiarizados com as ferramentas e tecnologias que facilitam o trabalho em casa.
• preparar processos bem documentados e com clareza do que todos precisam fazer;
• operar com atividades que possam ser executadas pela internet.
• ter atividades que possam ser executadas com horários flexíveis.

Como montar um home office produtivo

Agora que você já entendeu todo o processo que envolve o home office em si e as suas vantagens, é hora de saber como exatamente montar um espaço para se trabalhar em casa de forma produtiva.

Assim como acontece no dia a dia de uma empresa, o ambiente que está ao redor do colaborador em casa pode ter grande impacto na produtividade.

Quanto mais organizado e estimulante esse espaço for, maior será o potencial despertado no funcionário.

E estimular a eficiência pode ficar mais fácil seguindo esses pontos:

- Reserve um canto da sua casa para isso

Reserve um espaço adequado na sua casa para montar o seu home office produtivo. Nada de improvisos.

O ideal é que haja um cômodo, como um quarto ou sala menos usada, específico para o trabalho.

Se não for possível, adapte um canto no seu quarto ou na sala, de preferência que fique fixo.

Ficar mudando de lugar a toda hora vai prejudicar a produtividade.

Iluminação e ventilação também devem ser levados em conta, pois não é nada agradável trabalhar em ambientes escuros e abafados.

Encare como um trabalho normal

Um dos principais problemas de quem exerce atividade profissional em casa é deixar o ambiente informal influenciar a forma como enxerga o trabalho em si.

É comum pessoas em home office que trabalham de pijama e deitadas na cama com o notebook no colo.

Mesmo que você queira acreditar que isso é ter um "home office produtivo", é recomendável manter o mínimo de contextualização de um ambiente de trabalho tradicional, incluindo aí as vestimentas.

Vista-se adequadamente para se sentir que saiu da cama e está trabalhando.

A vestimenta adequada torna você mais apresentável em eventuais reuniões online.

Avise familiares que se trata de suas horas de produção e que não pode haver interrupção a todo momento.

Outra dica é evitar as distrações com cachorros, televisão, aquela fuçadinha nas redes sociais e os ataques à geladeira.

Por outro lado, também não deixe a comodidade de estar em casa fazer com que fique horas a fio no computador, varando madrugada com atividades do trabalho.

Escolha os móveis com cuidado

Não adianta querer se levar pelo calor do momento e acabar adquirindo às pressas e sem nenhum critério os móveis para o seu escritório em casa.

Veja as principais dicas para escolher certo os móveis para o seu home office produtivo:

- Defina o que vai precisar

Antes mesmo de sair às compras, avalie o que vai precisar.

São necessárias, no mínimo, uma mesa e uma cadeira.

Mas se o espaço e a sua necessidade permitirem, poderá ainda ter armários ou estantes.

O ideal é que tenha a noção exata das suas tarefas e da sua organização para que os materiais e equipamentos fiquem bem acomodados.

Assim, você evita aquela bagunça que interfere diretamente na produtividade.

- Esqueça a cadeira da sala

Sem dúvida, uma das principais improvisações de quem trabalha em casa é usar a cadeira da sala ou da cozinha.

É um erro que pode custar caro à saúde.

Se essas cadeiras fossem adequadas ao trabalho, o mercado não investiria milhões de reais no desenvolvimento de linhas cada vez mais ergonômicas e funcionais.

Passar horas em uma cadeira inadequada é garantia de problemas na coluna e nas articulações de punho, braços e joelhos.

Não é por acaso que LER (Lesões Por Esforço Repetitivo) e  DORT (Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho) são doenças que mais acometem trabalhadores.

Muitos dos quais por conta de uso diário de móveis inadequados.

- Ergonomia

O mobiliário deve ser ergonômico, isto é, com possibilidade de ajustes para que você tenha uma posição confortável e correta.

Isso se aplica principalmente às cadeiras, que devem oferecer ajustes no assento, encosto e braços, possibilitando que pernas, braços e coluna fiquem sempre bem encaixados em relação ao solo e à mesa de trabalho.

- Cuidado com o "preço baixo"

Você pode até se encantar num primeiro momento com os preços dos móveis vendidos em locais não especializados em mobiliário corporativo, mas não se engane: não existe milagre.

Geralmente estes locais comercializam produtos importados de qualidade duvidosa, com pouca ou nenhuma garantia e sem oferta de manutenção.

Da mesma forma, cuide com as compras pela internet.

As compras online estão cada dia mais presentes na nossa vida, mas essa facilidade esconde também algumas armadilhas, que podem acontecer com qualquer produto, inclusive com mobiliário corporativo.

Mesa e cadeira de escritório podem – e devem – durar muitos anos, por isso, valorize o seu investimento.

- Faça um "test drive"

Se você experimenta roupa, carro, sofá, colchão e uma infinidade de outros produtos quando vai comprar, porque não experimentar os móveis de escritório?

Sinta os materiais, o revestimento e o acabamento das mesas; toque, encoste e se posicione com a cadeira desejada para ver como se sente.

Na cadeira, mexa em todas as regulagens possíveis e avalie as dificuldades e facilidades de fazer estes ajustes. Veja se você fica confortável na posição escolhida.

Leia com atenção a descrição do produto e confira as dimensões para que tudo caiba no espaço que tem disponível.

Outro fator importante é perguntar absolutamente tudo ao vendedor.

Materiais, acabamentos, funcionalidades, garantia, cuidados na conservação, durabilidade e o que tiver em dúvida a respeito dos produtos e da compra em si.

Fabricantes confiáveis costumam entregar até um manual do móvel na hora da venda.

- Avalie o fabricante e o revendedor

Na hora de comprar, se a loja não for a fabricante do mobiliário, peça o nome de quem produziu e vasculhe informações na internet sobre idoneidade e tradição.

Avalie principalmente eventuais reclamações e como a empresa agiu para resolvê-las.

Faça o mesmo em relação à loja em si.

Com esses cuidados, terá a certeza de estar fazendo uma ótima compra.

Deixe à mão tudo o que for precisar

Organização é a palavra de ordem quando assunto é aumentar a produtividade, por isso, use e abuse de tudo o que puder lhe ajudar nisso.

Existem diversos móveis para escritório com acessórios acoplados para que você armazene canetas, bloquinhos e o que mais desejar.

Ter todos os seus materiais de trabalho mais próximos vai ajudar a evitar distrações sem necessidade.

Conclusão

Montar um home office foi uma decisão tomada às pressas por muitas empresas e pessoas, mas que vai se estabelecendo como uma medida sem volta.

Obviamente que os escritórios tradicionais vão se manter e voltar à ativa normalmente em breve.

No entanto, o período de pandemia vem mostrando que é essencial ter mobiliário corporativo também em casa, assim como acontece nas empresas.

No fim, ganham empresas e funcionários, cada vez mais integrados e conscientes de seus papeis para o bem um do outro.