Trabalho presencial ou home office: qual a empresa deve escolher?

Não é de hoje que as possibilidades de trabalho presencial ou home office fazem parte do dia a dia das empresas e de quem trabalha nelas.
No entanto, a pandemia do coronavírus fez surgir um debate mais intenso sobre qual das duas modalidades é melhor, principalmente levando-se em conta a produtividade.

Por mais que o funcionário se sinta produtivo em home office, nem sempre as características da atividade que exerce permitirá isso.

De outro lado, a decisão da companhia em deixar parte dos seus colaboradores em casa pode não ir ao encontro do que eles mesmos querem.

A escolha deve ser feita com base em critérios que pesem igualmente o que é bom para a empresa e para os colaboradores.

É o que vamos tratar neste artigo.

Continue a leitura.

O home office no dia a dia das organizações

Ter colaboradores de determinadas funções prestando serviços diretamente de suas casas sempre foi uma alternativa possível para algumas empresas.

Atividades em que a presença física não é, necessariamente, indispensável, se encaixam no home office, como as das áreas administrativas, de venda por telefone, marketing, entre outras.

Algumas companhias até incentivam que, em um ou dois dias na semana, o funcionário trabalhe de casa, e não é de hoje que isso acontece.

As datas são imprecisas, mas há relatos de que o modelo de home office tenha surgido nos Estados Unidos nos anos 1850, quando o operador de telégrafo não precisava estar presente no local de trabalho para executar suas atividades.

No Brasil, o registro oficial aponta o surgimento do home office em 1997, durante o Seminário Home Office/Telecommuting – Perspectivas de Negócios e de Trabalho para o Terceiro Milênio.

Importante frisar que o home office e o trabalho remoto, por definição, são diferentes.

No home office, o trabalhador executa as suas atividades em casa, enquanto que no trabalho remoto ele as executa em qualquer lugar fora da empresa.

Porque o home office ficou tão popular

Antes mesmo da pandemia do coronavírus, trabalhar de casa passou a ser uma alternativa viável em função da evolução tecnológica.

À medida que mais pessoas passaram a ter acesso fácil a computadores e notebooks, estes equipamentos foram ganhando espaço nas residências.

Daí para serem usados profissionalmente foi um pulo.

E, em vez de ficar até mais tarde no escritório, muitas pessoas acabaram optando por continuar as tarefas em casa, à noite ou no fim de semana.

Assim, surgiu a cultura de que era possível fazer, no conforto do lar, parte das demandas da empresa.

Esse cenário foi ficando mais comum para os cargos diretivos, mas logo passou a ser viável para colaboradores cujas atividades poderiam ser executadas sem estarem presencialmente no ambiente profissional.

Com o coronavírus, essa tendência foi acelerada e acabou por evidenciar também seus prós e contras, como pontuamos a seguir.

Vantagens e desvantagens do home office para a empresa e para o colaborador

Vantagens para o colaborador

- Evita o estresse do trânsito;

- Pode ter mais tempo com a família;

- Não ter colegas por perto pode ajudar a ser menos dispersivo;

- Pode ter independência para trabalhar no horário que quiser, desde que entregue o que precisa ser feito;

- Não precisa se arrumar com uma roupa diferente a cada dia;

- Reduz custos.

Desvantagens para o colaborador

- Pode ter dificuldade em cumprir os horários;

- Pode acabar trabalhando mais do que as horas previstas;

- É fácil se distrair com a família e com animais domésticos;

- Pode perder a produtividade;

- Pode acabar se isolando socialmente, o que leva até a depressão;

- É comum haver dificuldade de entendimento de como fazer determinadas tarefas;

- Pode haver maior demora em receber feedbacks dos superiores;

- Por não ter mobiliário adequado para o trabalho, fica mais suscetível a desenvolver doenças como as Lesões por Esforços Repetitivos (LER) e os Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho (DORT).

Vantagens para a empresa

- Redução de custos com estrutura, energia elétrica, água, café etc.;

- Facilidade e flexibilidade na ampliação do quadro de colaboradores.

Desvantagens para a empresa

- Maior demora na avaliação se determinada tarefa está sendo conduzida adequadamente;

- Eventuais insatisfações de colaboradores aos quais não foram permitido o home office;

- Aumento no risco de vazamento de informações confidenciais;

- Risco de ações trabalhistas com funcionários que desenvolverem problemas de saúde por uso de mesas e cadeiras inadequadas à jornada de trabalho, ou que desenvolverem depressão por causa do isolamento social;

- Maior dificuldade para repasse de atualizações nos processos exigidos naquela atividade;

- Maior facilidade para ruídos na comunicação entre equipes que ficam no escritório e os colaboradores em home office.

Antes de escolher trabalho presencial ou home office, leve esses pontos em consideração

É claro que a escolha entre trabalho presencial ou home office vai partir, na maioria dos casos, do empregador.

Cada empresa tem a sua realidade e, para algumas, o home office  pode acabar sendo mais benéfico para o aumento da produtividade, enquanto que para outras ter o funcionário presencialmente vai sempre trazer mais resultados.

Porém, com base nas vantagens e desvantagens apresentadas acima, a decisão de oferecer ao colaborador a possibilidade de trabalhar em casa não pode ser tomada por modismo ou com avaliações precipitadas.

Home office funciona, sim, mas tem um lado de grande risco se a empresa não estiver totalmente estruturada com seus processos de trabalho.

Pois, se internamente já é comum desgaste entre gestor e colaborador por tarefas não entregues nos prazos, feedbacks confusos e metas não batidas, a distância entre os dois pode dificultar a comunicação e agravar esses problemas.

Antes de oficializar o trabalho em casa como opção para suas equipes, o gestor deve fazer uma avaliação minuciosa.

Pontos a considerar no trabalho presencial ou home office:

- Quais são os reais objetivos de se implantar o home office como sistema de trabalho;

- Se a cultura e o clima organizacional da empresa são condizentes com o modelo home office;

- Se há clareza e facilidade de aplicação diária dos processos de trabalho nas áreas de quem poderá fazer o home office;

- Como é a maturidade para lidar com funcionários à distância;

- Como é o histórico de passivos trabalhistas;

- Se é possível oferecer estrutura de mobiliário e equipamentos tecnológicos para o colaborador usar em casa;

- Como seria o remanejamento de funcionários que não se adequarem ao home office;

- Se há um sistema de monitoramento e comparação de resultados na produtividade antes e depois do home office para ajustes necessários;

- Quais os planos para médio e longo prazos da empresa em relação à expansão ou redução do quadro de funcionários.

Mantenha sempre o colaborador ciente das possibilidades

Tão importante quanto decidir com cuidado se a empresa vai abrir a possibilidade do home office, é deixar muito claro aos colaboradores as possibilidades que eles têm.

Quais são os critérios que definem quem terá direito a escolher se quer ou não o home office; quais os períodos em que será permitido o home office; horas trabalhadas diariamente; forma de entrega dos resultados, entre outras questões, devem ter o máximo de detalhamento para que não hajam dúvidas.

Além disso, o colaborador precisa estar ciente de como fica a sua situação caso queira desistir do home office e voltar ao trabalho presencial. Não pode ser algo "largado", em que um dia decide ficar em casa, no outro vai para a empresa. Isso pode comprometer o andamento das atividades que precisam ser feitas.

Caso haja um rodízio entre os colaboradores para alternarem entre o presencial e o home office, o gestor deve se certificar de que os prazos e condições para as trocas estejam bem entendidos entre todos.

Na dúvida entre trabalho presencial ou home office, teste

Se com todas as ponderações a empresa tem dúvidas se o sistema home office é o mais indicado, mas ainda assim gosta da ideia, o melhor a fazer é testar.

Comece com colaboradores que não desenvolvam papeis tão estratégicos, para não haver risco de comprometimento nos resultados da empresa.

Uma dica é dar preferência a pessoas que apresentem maior chance de adaptação ao home office, observando o perfil de cada um.

Geralmente se dá melhor trabalhando em casa quem é organizado, focado e com alto grau de comprometimento na entrega de resultados.

No período de testes, que pode ser por um mês, o gestor deve monitorar o máximo possível dados como:

- Horas trabalhadas no dia;

- Tarefas recebidas e entregues;

- Retrabalhos;

- Prazos cumpridos;

- Eventuais ruídos de comunicação;

- Proatividade do colaborador para sugestões de melhorias no processo;

- Feedbacks diários sobre a percepção do colaborador de como está indo o trabalho;

- Análise se os objetivos da empresa com o modelo home office estão sendo atingidos.

Para maior assertividade, recomenda-se fazer o teste com perfis variados de colaboradores, inclusive de áreas diferentes.

Conclusão sobre trabalho presencial ou home office

O sistema home office tem suas vantagens, mas é preciso cuidado.

Por mais que as pessoas possam exercer suas atividades sem estarem presencialmente no trabalho, é difícil substituir a assertividade que um olho no olho gera entre gestores e colaboradores, e entre os próprios colaboradores.

Então, antes de decidir por ter funcionários trabalhando em casa, há muito o que a empresa precisa avaliar, sob risco de haver perda de produtividade e, claro, nos resultados financeiros.

Além disso, este sistema de trabalho pode até não ser o que os próprios colaboradores querem.

Levando em conta mais critérios e menos modismo, a empresa estará melhor preparada para tomar a decisão certa entre optar apenas pelo trabalho presencial ou abrir também a possibilidade de home office aos seus colaboradores.