Os benefícios de ter uma sala de reunião bem equipada

Entre todos os ambientes de uma empresa, independente de seu tamanho ou segmento, nas salas de reuniões é onde acontecem importantes negociações e decisões estratégicas da empresa.

O envolvimento das pessoas e os resultados obtidos nas reuniões são influenciados diretamente pelo espaço físico, com equipamentos adequados e uma ambientação condizente com o perfil da empresa.

Tanto no contexto de reuniões de boas-vindas aos novos funcionários, encontros que pautam possíveis parcerias ou apresentações de projetos, a sala de reunião precisa estar preparada para receber profissionais com conforto e ótima apresentação.

Este cuidado indispensável pode passar despercebido para alguns, mas qualquer pessoa teve alguma experiência de participar de uma reunião em uma sala pouco convidativa que trouxe pensamentos e influências negativas.

A decoração e a infraestrutura de um ambiente impactam diretamente no humor, receptividade e até mesmo na tomada de decisões das pessoas, assim, é correto afirmar que o ambiente influencia a forma como nos sentimos e também como agimos.

No ambiente corporativo, por exemplo, esse fator é ainda mais importante, já que reuniões, negociações e prospecções são atividades que demandam um espaço adequado para que tudo corra de maneira fluida e sem interrupções.

Neste artigo, vamos apresentar com detalhes os benefícios de ter uma sala de reunião bem equipada e como montar uma sala de reunião pensando nesses aspectos.

Uma sala bem equipada transmite profissionalismo e credibilidade

Como já mencionamos, a decoração e a infraestrutura de um ambiente podem impactar diretamente no bem-estar e até mesmo na produtividade das pessoas que frequentam determinado ambiente, dessa forma, podem surgir dúvidas sobre como montar uma sala de reunião.

Desde as cores das paredes até a disposição dos móveis, tudo isso pode desencadear sensações e emoções positivas ou negativas.

Além da influência do ambiente em si, as nossas próprias atitudes e comportamentos também têm um papel importante na forma como o ambiente ao nosso redor é percebido.

É justamente por isso que precisamos criar ambientes acolhedores e funcionais, que possam contribuir positivamente para as pessoas.

Segundo Angela Maria Pelizer de Arruda, especialista e pesquisadora pós-graduada em Psicologia Positiva, entrevistada pelo portal NSC, ambientes ligados à natureza, por exemplo, têm o poder de proporcionar leveza e uma variedade de outros sentimentos positivos.

“O contato com elementos da natureza, seja natural (de preferência) ou até peças artificiais que nos remetam à natureza, trazem maior tranquilidade e bem-estar. Por isso, é importante que estejamos em contato frequente com o meio ambiente, seja em casa ou num refúgio no final de semana, férias, etc.”, explica.

Seguindo essa lógica, muitos espaços corporativos estão buscando acrescentar elementos da natureza em seus espaços, inclusive nas salas de reuniões.

O planejamento desses ambientes está diretamente relacionado com a credibilidade que uma empresa deseja transmitir.

Salas desorganizadas, com uma iluminação ruim e com equipamentos que não estejam adequados para o uso, dificilmente conseguirão passar uma ideia de grandeza e comprometimento.

Portanto, é importante saber como montar uma sala de reunião que atenda às necessidades da empresa, mas também ao bem-estar de cada pessoa.
A importância da acústica e sonorização ao montar uma sala de reunião

Participar de uma reunião onde não se pode ouvir com clareza o que as pessoas falam é muito desconfortável. Além de interferir na compreensão, afeta o humor e diretamente os resultados esperados.

Ouvir com clareza faz com que as pessoas interajam melhor e, neste sentido, a acústica e a sonorização fazem parte de uma das principais etapas de como montar uma sala de reunião.

Em ambientes de reuniões e conferências, a qualidade do som é crucial, especialmente quando existem participantes de outros lugares e estão conectados via internet na reunião.

Evitar reverberação do som na sala, microfonias, ruídos, conexões ruins ou equipamentos obsoletos é fundamental para que as informações sejam transmitidas com facilidade e compreendidas por todos.

Para obter uma boa qualidade no sistema de som, certifique-se de que todas as frequências do som são reproduzidas com precisão.

Ou seja, quando o ambiente é projetado e equipado adequadamente, com recursos tecnológicos apropriados, os participantes da reunião podem aproveitar o momento de um modo muito mais positivo.

Alguns dos benefícios de um ambiente bem projetado e equipado incluem:

• Simplicidade e confiabilidade no uso dos equipamentos;
• Melhor captação e reprodução dos sinais de áudio e vídeo;
• Maior facilidade na colaboração de conteúdo;
• Mais conforto para os usuários do sistema;
• Desempenho superior na realização das atividades;
• Gestão inteligente dos recursos da infraestrutura;
• Retorno rápido dos recursos investidos em função dos bons resultados obtidos.

O papel da iluminação

Assim como um som de qualidade é essencial para uma sala de reuniões, a iluminação também precisa ser adequada.

A iluminação é importante também para as pessoas que participam da reunião de forma remota. Ela interfere na atenção das pessoas e no entendimento dos assuntos.

Neste ponto, a dica é saber equilibrar iluminação natural e artificial, ajustando a intensidade de acordo com as necessidades da reunião.

Abaixo listamos as principais razões pelas quais a iluminação é essencial em salas de reuniões e conferências:

• Melhora a visibilidade: a iluminação adequada garante que todos possam se ver e visualizar apresentações, tornando a reunião mais agradável.
• Prevenção da fadiga ocular: uma iluminação inadequada pode causar fadiga ocular, dores de cabeça e outros problemas. A iluminação adequada ajuda a evitar esses problemas e torna as reuniões mais produtivas.
• Ambiente e tom da reunião: uma boa iluminação ajuda a definir o ambiente e o tom da reunião, tornando-a mais aconchegante e confortável.Discussões mais produtivas e enriquecedoras: a iluminação é vital para estimular discussões produtivas e frutíferas.
• Mais conforto: a escolha de luzes ajuda a criar um ambiente confortável para funcionários e clientes, melhorando a estética do espaço.

A escolha do mobiliário

Em conjunto com a sonorização e a iluminação, a escolha dos móveis de uma sala de reuniões deve priorizar o conforto e a comodidade.

Algumas reuniões podem durar várias horas e a presença de mesas e cadeiras ergonômicas garantem que esses momentos não sejam tão cansativos, tornando-os confortáveis.

Um projeto de sala de reunião demanda um olhar atento em optar por móveis que ofereçam conforto e atendam às normas vigentes de ergonomia e segurança no trabalho.

Há mais de 30 anos, a Funcional Móveis vem construindo uma reputação sólida no ramo de mobiliário corporativo, oferecendo soluções de alta qualidade para empresas de todos os portes e segmentos.

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Seja nas salas de reuniões ou em qualquer outro espaço nas empresas, a Funcional proporciona conforto e durabilidade sem abrir mão do estilo.

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